Sistem Penggajian

Tenaga kerja merupakan setiap orang yang bekerja menjual tenaganya (fisik dan pikiran) kepada suatu entitas atau perusahaan guna memperoleh balas jasa yang sesuai atas tugas atau pekerjaan yang telah dilakukan dan harus sesuai dengan peraturan dan perjanjian. Bentuk balas jasa tersebut disebut gaji.

Pengertian gaji menurut Mulyadi (2008 : 373) adalah “pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan administrasi atau yang mempunyai jenjang jabatan manajer yang pada umumnya dibayarkan secara tetap per bulan.”

Dapat diambil kesimpulan bahwa gaji dibayarkan kepada karyawan administrasi setiap bulannya secara rutin oleh si pemberi kerja atas jasa yang telah diberikan.

Langkah-langkah dalam Penentuan Gaji

Suatu organisasi dapat melakukan beberapa langkah dalam menentukan gaji yaitu:

1) Analisis Jabatan/ Tugas

Analisis jabatan merupakan kegiatan yang dilakukan untuk mencari informasi tentang tugas-tugas yang dilakukan dan persyaratan yang diperlukan dalam melaksanakan tugas supaya berhasil untuk mengembangkan uraian tugas, spesifikasi tugas dan standar kerja. Hal ini diperlukan sebagai landasan dalam mengevaluasi tugas.

2) Evaluasi Jabatan/ Tugas

Evaluasi jabatan adalah proses sistematis untuk menentukan nilai relatif dari suatu pekerjaan dibandingkan dengan pekerjaan lain. Penilaian pekerjaan secara umum dilakukan dengan mempertimbangkan isi pekerjaan atau faktor-faktor seperti tanggung jawab, keterampilan atau kemampuan, tingkat usaha yang dilakukan dalam pekerjaan dan lingkungan kerja.

3) Survei gaji

Survei gaji merupakan kegiatan untuk mengetahui tingkat gaji yang berlaku secara umum dalam perusahaan yang mempunyai jabatan sejenis. Hal ini dilakukan untuk mengusahakan keadilan eksternal sebagai salah satu faktor penting dalam perencanaan dan penentuan gaji.

4) Penentuan Tingkat Gaji

Setelah evaluasi jabatan dilakukan, untuk menciptakan keadilan internal yang menghasilkan ranking jabatan dan melakukan survey tentang gaji yang berlaku di pusat tenaga kerja, selanjutnya adalah penentuan gaji. Penentuan gaji biasanya dilakukan menggunakan metode yang nantinya akan diambil suatu keputusan mengenai jumlah gaji yang diberikan berdasarkan metode yang digunakan.

 Dokumen Dalam Sistem Pembayaran Gaji

Menurut Mulyadi (2008 : 374), dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian adalah:

1) Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah

2) Kartu jam hadir

3) Kartu jam kerja

4) Daftar gaji dan daftar upah

5) Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah

6) Surat pernyataan gaji dan upah

7) Amplop gaji dan upah

8) Bukti kas keluar

Dokumen-dokumen di atas dijelaskan sebagai berikut:

1) Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah

Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah, pemberhentian, pemindahan dan lain sebagainya.

2) Kartu jam hadir

Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu.

3) Kartu jam kerja

Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung untuk perusahaan manufaktur.

4) Daftar gaji dan daftar upah .

Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa PPh pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, dan lain sebagainya.

5) Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah

Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah.

6) Surat pernyataan gaji dan upah

Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima setiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban karyawan.

7) Amplop gaji dan upah

Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji dan upah. Di halaman muka amplop gaji dan upah setiap karyawan ini berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu.

8) Bukti kas keluar.

Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah.

Job Description Siklus Penggajian :

1. Petugas Absensi

·  Menjaga bagian check lock / finger print

·  Mengecek absensi karyawan

·  Membuat daftar absensi karyawan

·  Membuat daftar lembur karyawan

2. Manajemen Sumber Daya Manusia

·  Membuat daftar gaji karyawan

·  Membuat daftar upah lembur karyawan

·  Menghitung Pajak Penghasilan Pribadi Karyawan

·  Menghitung Biaya Asuransi Karyawan

·  Menyerahkan dokumen-dokumen tersebut diatas

·  Menyetor uang ke bank

·  Membuat laporan penggajian

3. Karyawan

·  Menerima slip penggajian

·  Membuat revisi apabila ada kesalahan penghitungan

·  Mengecek dan mengambil uang di bank

4. Pemerintah

·  Menerima slip pajak penghasilan

·  Membuat revisi apabila ada kesalahan penghitungan

·  Mengecek dan mengambil uang di bank

5. Asuransi

·  Menerima slip biaya asuransi

·  Membuat revisi apabila ada kesalahan penghitungan

·  Mengecek dan mengambil uang di bank

6. Bank

·  Menerima daftar gaji&lembur karyawan

·  Menerima daftar pajak penghasilan karyawan

·  Menerima daftar biaya asuransi karyawan

·  Mentransfer uang ke masing-masing departemen yang bersangkutan

·  Membuat slip gaji&lembur karyawan

·  Membuat slip pajak penghasilan karyawan

·  Membuat slip biaya asuransi karyawan

·  Menyerahkan slip-slip tersebut diatas ke perusahaan (bagian MSDM)

7. Pimpinan

·  Menerima laporan penggajian dari bagian Manajemen Sumber Daya Manusia

·  Mengecek laporan penggajian

·  Membuat revisi dan menguji laporan tersebut apabila ada kesalahan

Berikut contoh flowchart Penggajian dan Pengupahan

Berikut contoh flowchart Lembur