Monday, April 30, 2012

Siklus Penjualan

Siklus Penjualan merupakan aktivitas fungsi sub sistem dalam perusahaanyang membentuk urutan-urutan kegiatan siklus penjualan, sistem pengiriman dan pengangkutan, serta sistem pemfakturan dan penagihan.

Jenis-Jenis Penjualan
Telah dikemukakan sebelumnya, pada siklus penjualan terjadi pengalihanhak pemilikan barang atau jasa menjadi uang tunai. Penerimaan uang tunai ini bisaterjadi sesaat setelah barang sampai ke pelanggan, bisa pula melalui jangka waktutertentu sehingga menimbulkan piutang usaha, baru kemudian menjadi uang tunai.Perbedaan tenggang waktu penerimaan uang tunai tersebut, membuat penjualan terbagi 2 yaitu :

1.       Penjualan Tunai
Adalah penjualan yang terjadi bila penyerahan barang atau jasa segera diikutidengan pembayaran dari pelanggan.
2.       Penjualan Kredit
Adalah penjualan yang terjadi bila penyerahan barang atau jasa tidak segeradiikuti dengan pembayaran dari pihak pembeli dan juga penjualan atas barangdan jasa mempunyai tenggang waktu antara terjadinya transaksi dengan penyerahan imbalan sesuai dengan jangka waktu kredit yang diberikan oleh penjual. Adanya tenggang waktu inilah maka menimbulkan perkiraan baru yangdisebut dengan piutang.

Fungsi-Fungsi Usaha dalam Siklus Penjualan dan Dokumen sertaCatatan Terkait

Fungsi-fungsi usaha suatu siklus merupakan kegiatan-kegiatan utama yangharus ada pada suatu organisasi untuk melaksanakan dan mencatat transaksi-transaksi usaha. Pemahaman atas fungsi yang terdapat dalam organisasi klien atassiklus penjualan dan penerimaan kas adalah bermanfaat untuk memahami bagaimana pelaksanaan audit dalam siklus ini. Fungsi dalam siklus penjualan dan penerimaan kas menurut
Arens, dkk 
yang diterjemahkan oleh
Amir Abadi Yusuf (2002;358)adalah sebagai berikut :

“- Pemrosesan Order Pelanggan- Persetujuan Penjualan Secara Kredit (Granting Credit )
- Pengiriman Barang
- Penagihan ke Pelanggan dan Pencatatan Penjualan
- Pemrosesan dan Pencatatan Penerimaan Kas
- Pemrosesan dan Pencatatan Retur dan Pengurangan Harga Penjualan
- Penghapusan Piutang tak Tertagih
- Penyisihan Piutang tak Tertagih”.
Fungsi – fungsi tersebut di atas akan dijelaskan sebagai berikut :
· Pemrosesan Order Pelanggan
Permintaan barang oleh pelanggan merupakan titik awal keseluruhan siklus.Biasanya ini merupakan penawaran untuk membeli barang dengan ketentuantertentu. Penerimaan order pelanggan akan menghasilkan order penjualan.Dokumen dan catatan yang terkait dalam fungsi ini adalah :
a.Order pelanggan (costumer order )
adalah permintaan barang dagang oleh pelanggan. 
b.Order penjualan (sales order )
adalah dokumen untuk mencatat deskripsi, jumlah dan informasi terkait untuk barang yang dipesan oleh pelanggan.
•Persetujuan penjualan secara kredit (Granting Credit )
Sebelum barang dikirimkan, seorang yang berwenang dalam perusahaan harusmenyetujui penjualan secara kredit ke pelanggan atas penjualan kredit tersebut.Praktik yang lemah dalam persetujuan penjualan secara kredit seringkalimenyebabkan besarnya piutang tak tertagih cukup besar dan piutang usahamenjadi tak tertagih.
•Pengiriman barang
Fungsi kritis ini merupakan titik pertama dari siklus ini dimana terjadi penyerahan aktiva perusahaan. Nota pengiriman disiapkan pada saat pengiriman, dan secara otomatis dilakukan oleh komputer berdasarkaninformasi order penjualan. Dokumen pengiriman diperlukan untuk ketepatan penagihan atas pengiriman ke pelanggan.
Dokumen pengiriman (shipping document )
adalah dokumen yang dibuatuntuk memulai pengiriman barang yang menunjukan deskripsi atas barangdagang, jumlah yang dikirim dan data lain yang relevan.
Penagihan ke pelanggan dan pencatatan penjualan
Penagihan ke pelanggan merupakan alat pemberitahuan ke pelangganmengenai jumlah yang ditagih atas barang tersebut dan penagihan ini harusdilaksanakan dengan benar dan tepat waktu. Pada kebanyakan sistem, penagihan ke pelanggan mencakup pembuatan faktur penjualan rangkap dansecara stimulan memutakhirkan berkas transaksi penjualan dan bersama-samadengan penerimaan kas dan aneka kradit, memungkinkan penyiapan neracasaldo piutang usaha.Dokumen dan catatan yang terkait dalam fungsi ini adalah :
a.Faktur penjualan (sales invoice)
adalah dokumen yang menunjukandeskripsi dan kuantitas barang yang dijual, harga termasuk ongkos angkut,asuransi, syarat pembayaran dan data lain yang relevan.
 b.Jurnal penjualan (sales journal )
adalah jurnal untuk mencatat transaksi penjualan
c.Laporan ikhtisar penjualan (summary sales report )
adalah dokumenyang dihasilkan komputer yang mengikhtisarkan penjualan untuk satu periode.
d.Berkas induk piutang usaha (account receivable master file)
adalah berkas untuk mencatat setiap penjualan, penerimaan kas, retur, dan pengurangan harga penjualan untuk masing-masing pelanggan danmengelola saldo akun pelanggan.
e.Neraca saldo piutang usaha (account receivable trial balance)
adalahdaftar jumlah yang terhutang oleh pelanggan pada waktu tertentu.
f.Laporan bulanan (monthly statement )
adalah dokumen yang dikirimkepada tiap pelanggan yang menunjukan saldo awal piutang usaha, jumlahdan tanggal setiap penjualan, penerimaan pembayaran tunai, nota kredityang telah diterbitkan dan saldo akhir.

•Pemrosesan dan pencatatan penerimaan kas
Dalam pemrosesan dan pencatatan penerimaan kas, perhatian paling utamaadalah kemungkinan dicuri. Dokumen dan catatan yang terkait dalam fungsi iniadalah sebagai berikut :
a.Nota pembayaran (remmitance advice)
adalah dokumen yang menyertaifaktur penjualan yang dikirim ke pelanggan dan dikembalikan ke penjualdengan pembayaran tunai.
b.Daftar penerimaan kas yang disiapkan sebelumnya (prelisting of receipt )
adalah daftar yang dibuat orang yang independen pada saat kasditerima.
c.Jurnal penerimaan kas (cash receipt journal )
adalah jurnal untuk mencatat penerimaan kas hasil dari pelanggan, penjualan tunai dan penerimaan kas yang lain.

•Pemrosesan dan pencatatan retur  dan pengurangan harga penjualan
Retur dan pengurangan harga penjualan harus secara benar dan segera dicatatdalam berkas transaksi retur dan pengurangan harga penjualan dan berkasinduk piutang usaha. Dokumen dan catatan terkait dalam fungsi ini adalahsebagai berikut :
a.Nota kredit (credit notes)
adalah dokumen yang berisi pengurangan jumlahyang ditagih dari pelanggan karena adanya pengembalian barang atau pengurangan harga. 
b.Jurnal retur dan pengurangan harga penjualan (salesreturnsallowancejournal )
adalah jurnal untuk mencatatretur dan penguranganharga penjualan.

Penghapusan piutang tak tertagih
Kalau suatu perusahaan berkesimpulan bahwa suatu jumlah akan tidak tertagih, jumlah tersebut harus dihapuskan. Dokumen dan catatan yang terkait dalamfungsi ini adalah nota persetujuan penghapusan piutang (uncollectible account authorization form) yaitu, dokumen yang digunakan di dalam perusahaan yangmenunjukan kewenangan untuk menghapuskan piutang sah menjadi tak tertagih.

Penyisihan piutang tak tertagih
Penyisihan piutang tak tertagih harus cukup untuk mencerminkan bagian dari penjualan periode sekarang yang diperkirakan tidak dapat ditagih di masadepan. Pada kebanyakan perusahaan penyisihan menggambarkan nilai sisa,hasil dari penyesuaian akhir periode oleh manajemen atas perhitungan piutangtak tertagih

Job Description masing-masing bagian dalam proses penjualan adalah :

1. Konsumen
·         Menikmati hasil barang atau produk dari perusahaan yang dapat memenuhi kebutuhannya atau pun keinginannya.
·         Memesan barang atau produk yang dihasilkan perusahaan sesuai dengan kebutuhannya
2. Makelar
·         Menetapkan perjanjian antara pembeli dan penual dari komoditas
·         Mendiskusikan syarat-syarat pembelian dan penjualan dari klien dan memberikan nasihat yang sesuai
3. Gudang
·         Melakukan perhitungan stok barang setiap minggu dan melakukan penyesuaian persediaan
·         Menyediakan barang pesanan pelanggan berdasarkan pemesanan penjualan
·         Menghitung dan mencatat barang yang dikirim dari pemasok
4. Pimpinan / manajer
·         Membantu direktur untuk menentukan kebijakan baik kebijakan jangka pendek ataupun jangka panjang
·         Mengawasi kegiatan operasional perusahaan sesuai dengan standart perusahaan
·         Menerima laporan dari bagian gudang

Berikut contoh flowchart Penjualan Tunai

Berikut contoh flowchart Penjualan Kredit


No comments:

Post a Comment