Jenis-Jenis Penjualan
Telah
dikemukakan sebelumnya, pada siklus penjualan terjadi pengalihanhak pemilikan
barang atau jasa menjadi uang tunai. Penerimaan uang tunai ini bisaterjadi
sesaat setelah barang sampai ke pelanggan, bisa pula melalui jangka waktutertentu
sehingga menimbulkan piutang usaha, baru kemudian menjadi uang tunai.Perbedaan
tenggang waktu penerimaan uang tunai tersebut, membuat penjualan terbagi 2
yaitu :
1.
Penjualan Tunai
Adalah
penjualan yang terjadi bila penyerahan barang atau jasa segera diikutidengan
pembayaran dari pelanggan.
2.
Penjualan Kredit
Adalah
penjualan yang terjadi bila penyerahan barang atau jasa tidak segeradiikuti
dengan pembayaran dari pihak pembeli dan juga penjualan atas barangdan jasa mempunyai
tenggang waktu antara terjadinya transaksi dengan penyerahan imbalan
sesuai dengan jangka waktu kredit yang diberikan oleh penjual. Adanya
tenggang waktu inilah maka menimbulkan perkiraan baru yangdisebut dengan
piutang.
Fungsi-Fungsi Usaha dalam Siklus Penjualan dan Dokumen sertaCatatan
Terkait
Fungsi-fungsi
usaha suatu siklus merupakan kegiatan-kegiatan utama yangharus ada pada suatu
organisasi untuk melaksanakan dan mencatat transaksi-transaksi usaha. Pemahaman
atas fungsi yang terdapat dalam organisasi klien atassiklus penjualan dan
penerimaan kas adalah bermanfaat untuk memahami bagaimana pelaksanaan
audit dalam siklus ini. Fungsi dalam siklus penjualan dan penerimaan kas
menurut
Arens,
dkk
yang
diterjemahkan oleh
Amir
Abadi Yusuf (2002;358)adalah sebagai berikut :
“-
Pemrosesan Order Pelanggan- Persetujuan Penjualan Secara Kredit (Granting
Credit )
-
Pengiriman Barang
-
Penagihan ke Pelanggan dan Pencatatan Penjualan
-
Pemrosesan dan Pencatatan Penerimaan Kas
-
Pemrosesan dan Pencatatan Retur dan Pengurangan Harga Penjualan
-
Penghapusan Piutang tak Tertagih
-
Penyisihan Piutang tak Tertagih”.
Fungsi
– fungsi tersebut di atas akan dijelaskan sebagai berikut :
· Pemrosesan Order Pelanggan
Permintaan
barang oleh pelanggan merupakan titik awal keseluruhan siklus.Biasanya ini
merupakan penawaran untuk membeli barang dengan ketentuantertentu. Penerimaan
order pelanggan akan menghasilkan order penjualan.Dokumen dan catatan yang
terkait dalam fungsi ini adalah :
a.Order
pelanggan (costumer order )
adalah
permintaan barang dagang oleh pelanggan.
b.Order
penjualan (sales order )
adalah
dokumen untuk mencatat deskripsi, jumlah dan informasi terkait untuk
barang yang dipesan oleh pelanggan.
•Persetujuan penjualan secara kredit (Granting Credit )
Sebelum
barang dikirimkan, seorang yang berwenang dalam perusahaan harusmenyetujui
penjualan secara kredit ke pelanggan atas penjualan kredit tersebut.Praktik
yang lemah dalam persetujuan penjualan secara kredit seringkalimenyebabkan
besarnya piutang tak tertagih cukup besar dan piutang usahamenjadi tak tertagih.
•Pengiriman barang
Fungsi
kritis ini merupakan titik pertama dari siklus ini dimana terjadi penyerahan
aktiva perusahaan. Nota pengiriman disiapkan pada saat pengiriman, dan
secara otomatis dilakukan oleh komputer berdasarkaninformasi order penjualan.
Dokumen pengiriman diperlukan untuk ketepatan penagihan atas pengiriman ke
pelanggan.
Dokumen
pengiriman (shipping document )
adalah
dokumen yang dibuatuntuk memulai pengiriman barang yang menunjukan deskripsi
atas barangdagang, jumlah yang dikirim dan data lain yang relevan.
•Penagihan ke pelanggan dan pencatatan
penjualan
Penagihan
ke pelanggan merupakan alat pemberitahuan ke pelangganmengenai jumlah yang
ditagih atas barang tersebut dan penagihan ini harusdilaksanakan dengan benar
dan tepat waktu. Pada kebanyakan sistem, penagihan ke pelanggan mencakup
pembuatan faktur penjualan rangkap dansecara stimulan memutakhirkan berkas
transaksi penjualan dan bersama-samadengan penerimaan kas dan aneka kradit,
memungkinkan penyiapan neracasaldo piutang usaha.Dokumen dan catatan yang
terkait dalam fungsi ini adalah :
a.Faktur
penjualan (sales invoice)
adalah
dokumen yang menunjukandeskripsi dan kuantitas barang yang dijual, harga
termasuk ongkos angkut,asuransi, syarat pembayaran dan data lain yang relevan.
b.Jurnal
penjualan (sales journal )
adalah
jurnal untuk mencatat transaksi penjualan
c.Laporan
ikhtisar penjualan (summary sales report )
adalah
dokumenyang dihasilkan komputer yang mengikhtisarkan penjualan untuk satu periode.
d.Berkas
induk piutang usaha (account receivable master file)
adalah berkas
untuk mencatat setiap penjualan, penerimaan kas, retur, dan pengurangan harga
penjualan untuk masing-masing pelanggan danmengelola saldo akun pelanggan.
e.Neraca
saldo piutang usaha (account receivable trial balance)
adalahdaftar
jumlah yang terhutang oleh pelanggan pada waktu tertentu.
f.Laporan
bulanan (monthly statement )
adalah
dokumen yang dikirimkepada tiap pelanggan yang menunjukan saldo awal piutang
usaha, jumlahdan tanggal setiap penjualan, penerimaan pembayaran tunai, nota
kredityang telah diterbitkan dan saldo akhir.
•Pemrosesan dan pencatatan penerimaan kas
Dalam
pemrosesan dan pencatatan penerimaan kas, perhatian paling utamaadalah
kemungkinan dicuri. Dokumen dan catatan yang terkait dalam fungsi iniadalah
sebagai berikut :
a.Nota
pembayaran (remmitance advice)
adalah
dokumen yang menyertaifaktur penjualan yang dikirim ke pelanggan dan
dikembalikan ke penjualdengan pembayaran tunai.
b.Daftar
penerimaan kas yang disiapkan sebelumnya (prelisting of receipt )
adalah
daftar yang dibuat orang yang independen pada saat kasditerima.
c.Jurnal
penerimaan kas (cash receipt journal )
adalah
jurnal untuk mencatat penerimaan kas hasil dari pelanggan, penjualan tunai
dan penerimaan kas yang lain.
•Pemrosesan dan pencatatan retur dan pengurangan harga penjualan
Retur
dan pengurangan harga penjualan harus secara benar dan segera dicatatdalam
berkas transaksi retur dan pengurangan harga penjualan dan berkasinduk piutang
usaha. Dokumen dan catatan terkait dalam fungsi ini adalahsebagai berikut :
a.Nota
kredit (credit notes)
adalah
dokumen yang berisi pengurangan jumlahyang ditagih dari pelanggan karena adanya
pengembalian barang atau pengurangan harga.
b.Jurnal
retur dan pengurangan harga penjualan (salesreturnsallowancejournal )
adalah
jurnal untuk mencatatretur dan penguranganharga penjualan.
•Penghapusan piutang tak tertagih
Kalau
suatu perusahaan berkesimpulan bahwa suatu jumlah akan tidak tertagih, jumlah
tersebut harus dihapuskan. Dokumen dan catatan yang terkait dalamfungsi ini
adalah nota persetujuan penghapusan piutang (uncollectible
account authorization form) yaitu, dokumen yang digunakan di dalam
perusahaan yangmenunjukan kewenangan untuk menghapuskan piutang sah menjadi
tak tertagih.
•Penyisihan piutang tak tertagih
Penyisihan
piutang tak tertagih harus cukup untuk mencerminkan bagian dari penjualan
periode sekarang yang diperkirakan tidak dapat ditagih di masadepan. Pada
kebanyakan perusahaan penyisihan menggambarkan nilai sisa,hasil dari
penyesuaian akhir periode oleh manajemen atas perhitungan piutangtak tertagih
Job Description masing-masing bagian dalam proses penjualan adalah :
1.
Konsumen
·
Menikmati hasil barang atau produk dari perusahaan yang dapat memenuhi
kebutuhannya atau pun keinginannya.
·
Memesan barang atau produk yang dihasilkan perusahaan sesuai dengan
kebutuhannya
2.
Makelar
·
Menetapkan perjanjian antara pembeli dan penual dari komoditas
·
Mendiskusikan syarat-syarat pembelian dan penjualan dari klien dan
memberikan nasihat yang sesuai
3.
Gudang
·
Melakukan perhitungan stok barang setiap minggu dan melakukan
penyesuaian persediaan
·
Menyediakan barang pesanan pelanggan berdasarkan pemesanan penjualan
·
Menghitung dan mencatat barang yang dikirim dari pemasok
4.
Pimpinan / manajer
·
Membantu direktur untuk menentukan kebijakan baik kebijakan jangka
pendek ataupun jangka panjang
·
Mengawasi kegiatan operasional perusahaan sesuai dengan standart
perusahaan
·
Menerima laporan dari bagian gudang
Berikut contoh flowchart Penjualan Tunai
Berikut contoh flowchart Penjualan Kredit
No comments:
Post a Comment